Аутсорсинг закупок

Поможем оптимизировать закупки, снизить расходы на снабжение и выстроить прозрачную систему работы с поставщиками. Сотрудничаем с российскими и международными компаниями в промышленности, ритейле, фармацевтике, IT, логистике и других отраслях.

Когда бизнесу нужен аутсорсинг закупок

Рост объемов поставок. При росте бизнеса увеличиваются количество заявок, номенклатура и число подрядчиков. Внутренняя команда может не справляться с нагрузкой, из-за чего увеличивается время согласования и поставок. Подключаем необходимое количество специалистов без расширения постоянного штата заказчика.

Запуск нового проекта. Аутсорсинг подходит для открытия филиалов, торговых точек, складов, производственных площадок и реализации других проектов с временной высокой нагрузкой. Можем взять на себя снабжение оборудованием, мебелью, оргтехникой, материалами, упаковкой, комплектующими и сопутствующими услугами.

Выход на новые рынки. При работе с иностранными продавцами необходимо учитывать логистику, валютные расчеты, сертификацию, таможенное оформление и проверку контрагентов. Специалисты Ventra помогают организовать международные поставки и снизить риски внешнеэкономической деятельности.

Отсутствие собственной функции. Для компаний с небольшим объемом закупок содержание отдельного подразделения может быть экономически нецелесообразно. Аутсорсинг позволяет получить доступ к экспертизе без создания отдела с нуля.

Низкая прозрачность. Если информация о снабжающих организациях, ценах и договоренностях зависит от одного сотрудника, бизнес сталкивается с высокими операционными рисками. Регламентируем процессы, создаем единую базу документов и контрагентов, настраиваем отчетность и контроль.

Необходимость снизить затраты. Проводим анализ закупочных категорий, сравниваем условия продавцов, ищем альтернативы и пересматриваем договоренности. Цель проекта — не только снизить цену поставки, но и оптимизировать совокупную стоимость владения: логистику, сроки, минимальные партии, отсрочки платежей и риски брака.

Что мы предлагаем

Берем на себя полный цикл или отдельные функции: аудит процессов, поиск контрагентов, проведение тендеров, переговоры, администрирование процесса, сопровождение ВЭД и усиление внутренней команды.

Аудит закупок

На первом этапе анализируем действующую модель снабжения и определяем, где компания теряет деньги и время. В аудит могут входить:

анализ за последние 6–12 месяцев;
оценка структуры расходов;
анализ категорий;
проверка условий действующих контрагентов;
оценка периода поставки и качества исполнения;
анализ документооборота;
интервью с ответственными сотрудниками;
оценка скрытых издержек;
анализ рисков зависимости от отдельных контрагентов.

По итогам заказчик получает отчет с проблемными зонами, потенциалом экономии и планом оптимизации закупочной функции.

Оптимизация закупочных процессов

Помогаем выстроить понятную и контролируемую систему поставок. Для этого в рамках проекта:

описываем этапы цикла покупки;
распределяем ответственность;
устанавливаем временные рамки согласования;
разрабатываем регламенты;
стандартизируем документы;
создаем единую базу продавцов и договоров;
настраиваем контроль исполнения;
внедряем отчетность;
организуем работу с рекламациями и возвратами;
обучаем сотрудников новым процедурам.

В результате компания получает систему, которая не зависит от памяти и личных договоренностей отдельных сотрудников.

Полный аутсорсинг закупочной функции

При полном аутсорсинге команда Вентра берет на себя ежедневное ведение в рамках согласованной зоны ответственности. Услуга может включать:

прием и обработку заявок;
подготовку запросов;
сбор коммерческих предложений;
сравнительный анализ условий;
проведение переговоров;
организацию тендеров;
согласование требований поставки;
контроль сроков;
ведение документации;
работу с претензиями;
поиск альтернативных подрядчиков;
подготовку регулярной отчетности.

Юридически значимые действия и порядок согласования определяются договором и корпоративными процедурами заказчика.

Усиление закупочной команды — co-sourcing

Co-sourcing подходит компаниям, которые не готовы полностью передать функцию, но нуждаются в дополнительных ресурсах или специализированной экспертизе. Ventra предоставляет специалистов, которые выполняют задачи в составе подразделения заказчика и подчиняются согласованной системе управления. Формат подходит, когда:

временно вырос объем поставок;
запускается новый проект;
необходимо заменить отсутствующего сотрудника;
требуется эксперт по отдельной категории;
не хватает ресурсов для ведения тендеров;
нужно усилить функцию на период трансформации.

Специалисты могут подключаться на несколько месяцев или на весь период взаимодействия.

Поиск и проверка поставщиков

Ventra помогает расширить пул контрагентов и снизить зависимость от отдельных организаций:

ищем российских и иностранных партнеров;
собираем и сравниваем коммерческие предложения;
проверяем регистрационные данные;
анализируем судебные и арбитражные дела;
оцениваем финансовую устойчивость;
проверяем опыт и деловую репутацию;
изучаем отзывы и рекомендации клиентов;
оцениваем производственные возможности;
проверяем сроки, цены и требования поставки;
формируем резервный пул контрагентов.

При выборе учитываем не только цену, но и качество, надежность, логистику, период поставки, условия оплаты и способность масштабировать объемы.

Переговоры с поставщиками

Проводим переговоры по коммерческим и операционным требованиям. Помогаем согласовать:

стоимость товаров и услуг;
объемные скидки;
отсрочку платежа;
минимальный размер заказа;
график поставок;
правила возврата;
компенсацию брака;
штрафные санкции;
фиксацию цены;
сервисные обязательства.

При необходимости пересматриваем условия действующих контрактов и подключаем альтернативных продавцов.

Проведение закупочных тендеров

Организуем тендеры и конкурентные процедуры для выбора торгового партнера. В состав услуги могут входить:

подготовка технического задания;
определение критериев оценки;
формирование списка участников;
рассылка приглашений;
сбор заявок;
сравнение предложений;
организация очных или онлайн-защит;
проверка документов;
подготовка итоговой аналитики;
рекомендации по выбору.

Прозрачная методика оценки помогает снизить субъективность и обеспечить обоснованный выбор контрагента.

Международные закупки и ВЭД

Ventra помогает организовать поставки у зарубежных подрядчиков. В зависимости от задачи можем обеспечить:

поиск иностранных производителей;
проверку контрагентов;
запрос образцов;
перевод документации;
согласование обязательств по контракту;
сертификацию продукции;
подбор кодов ТН ВЭД;
организацию таможенного оформления;
построение логистической цепочки;
контроль сроков и документов;
поиск альтернативных маршрутов.

Работа с ВЭД строится с учетом требований законодательства, санкционных ограничений и специфики товарной категории.

Управление закупочным документооборотом

Настраиваем единый порядок взаимодействия с документами на всех этапах. Система может включать:

заявки на поставку;
коммерческие предложения;
протоколы выбора контрагента;
договоры и спецификации;
счета и закрывающие документы;
рекламации;
переписку с контрагентами;
историю изменения цен;
подтверждение исполнения обязательств.

Это позволяет быстро находить информацию, отслеживать статус каждой сделки и снижать риски потери документов.

Контроль поставок и работа с претензиями

Контролируем выполнение согласованных обязательств. Отслеживаем:

соблюдение сроков;
объем и комплектность;
качество товаров и услуг;
соответствие спецификации;
наличие документов;
причины отклонений;
скорость устранения нарушений.

При возникновении проблем организуем претензионную деятельность и поиск резервной снабжающей организации.

Аналитика закупок

Формируем отчетность, которая позволяет оценивать эффективность закупочной функции. В зависимости от проекта анализируем:

объем;
экономию по категориям;
динамику цен;
долю поставок у отдельных поставщиков;
соблюдение сроков;
количество претензий;
долю брака;
эффективность тендеров;
условия оплаты;
продолжительность цикла;
выполнение SLA;
прогноз потребности.

Отчетность может быть настроена по подразделениям, категориям, организациям и отдельным проектам.

Что получает бизнес

Снижение расходов - ищем возможности для экономии за счет конкурентных процедур, консолидации объемов, пересмотра параметров и подключения альтернативных поставщиков.

Прозрачность процессов - все действия, согласования и требования фиксируются в единой системе отчетности.

Снижение рисков - проверяем продавцов, создаем резервные варианты и контролируем исполнение обязательств.

Гибкость - команду можно масштабировать в зависимости от объема и стадии проекта.

Доступ к экспертизе - заказчик получает специалистов по закупкам, тендерам, снабжению, ВЭД и взаимодействию с торговыми партнерами.

Фокус внутренней команды - сотрудники заказчика могут сосредоточиться на стратегических задачах, не отвлекаясь на рутинное администрирование.

Преимущества Ventra

25+ лет на рынке ритейла, логистики, IT и фармацевтики

№1 в Едином государственном реестре частных агентств занятости РФ (по ФЗ-116)

100+ экспертов специализированного подбора

100 000+ проверенных кандидатов в базе

Комплексный подход
Мы соединяем закупочную экспертизу, управление процессами, работу с персоналом и технологические инструменты.

Опыт в разных отраслях
Работаем с компаниями из ритейла, логистики, промышленности, IT, фармацевтики и других отраслей более 25 лет.

Гибкие модели сотрудничества
Возможен полный аутсорсинг, передача отдельных функций или усиление подразделения заказчика.

Работа по KPI и SLA
Фиксируем показатели эффективности, сроки и зоны ответственности в договоре.

Независимость при выборе поставщиков
Оцениваем контрагентов по прозрачным критериям и ориентируемся на интересы заказчика.

Масштабирование
Можем подключить дополнительную команду при росте объема заявок или запуске новых проектов.

Форматы сотрудничества

Поможем снизить затраты, выстроить прозрачные процессы и обеспечить стабильное сотрудничество с продавцами. Проанализируем действующую модель и предложим подходящий формат: полный аутсорсинг, передача отдельных функций или усиление внутренней команды. Передайте закупки команде Ventra!

Полный аутсорсинг
Передача Ventra всего закупочного цикла в согласованных категориях.
Частичный аутсорсинг
Передача отдельных блоков: аудит, поиск потенциальных партнеров, тендеры, ВЭД или документооборот.
Co-sourcing
Специалисты Ventra усиливают внутреннее подразделение заказчика.
Проектный формат
Команда формируется для конкретной задачи: запуска филиала, закупки оборудования, открытия объектов или выхода на новый рынок.
Консалтинг
Анализируем процессы и разрабатываем рекомендации без передачи операционной функции.

Этапы работы по аутсорсингу закупок

Этап 1 - Обсуждение задачи. Уточняем объем, категории, текущую модель, проблемные зоны и ожидаемый результат.

Этап 2 - Предварительный аудит. Анализируем процессы и определяем оптимальный формат сотрудничества.

Этап 3 - Коммерческое предложение. Формируем состав команды, перечень функций, временные рамки, стоимость и показатели эффективности.

Этап 4 - Согласование KPI и SLA. Фиксируем требования к срокам, экономии, качеству поставок и отчетности.

Этап 5 - Передача процессов. Настраиваем доступы, регламенты, коммуникации и систему контроля.

Этап 6 - Запуск проекта. Подключаем команду и начинаем работу по согласованным категориям.

Этап 7 - Отчетность и оптимизация. Регулярно анализируем показатели и корректируем процессы.

Предварительный аудит и подготовка предложения занимают от 3 до 10 рабочих дней, а передача процессов и старт обычно — 2–3 дня. Скорость зависит от масштаба задачи.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли гарантировать снижение затрат?
- Размер потенциальной экономии зависит от товарной категории, текущих условий, объемов и ситуации на рынке. После аудита мы оцениваем реалистичный потенциал оптимизации и фиксируем согласованные показатели в договоре.
Можно ли передать только часть закупок?
- Да. Заказчик может передать отдельные категории, поиск компаний для снабжения, тендеры, ВЭД, документооборот или контроль поставок.
Кто принимает окончательное решение о выборе поставщика?
- Порядок принятия решений определяется моделью сотрудничества. Как правило, Ventra проводит поиск, проверку и сравнительный анализ, а окончательное решение принимает заказчик.
Что произойдет, если поставщик сорвёт сроки?
- Мы фиксируем отклонение, организуем претензионную работу и при необходимости подключаем резервного продавца или альтернативный маршрут.
Можно ли работать с действующими поставщиками?
- Да. Мы можем сохранить текущий пул контрагентов, провести аудит условий и предложить улучшения.
Сотрудничаете ли вы с зарубежными компаниями?
- Да. Можем помочь с поиском, проверкой, документами, сертификацией, логистикой и таможенным сопровождением.
В каких регионах вы работаете?
- Вентра реализует проекты по всей России, а также в Республике Беларусь, Казахстане и Узбекистане. География и формат зависят от категории, логистики и требований проекта.
От чего зависит стоимость услуги?
- Стоимость зависит от объема, количества категорий, состава передаваемых функций, численности команды, необходимости ВЭД и требований к отчетности.